[ilustracja: Canva]
Po wystąpieniach liderów projektów – Macieja Taubera oraz Agnieszki Marszałek, uczestnicy wzięli udział w 4 sesjach tematycznych:
- aplikacja e-raporty ZRK – prezentacja;
- możliwości wykorzystania aplikacji do sprawozdawczości w monitoringu i ewaluacji;
- aplikacja dla PZZJ-otów: struktura treści i wytyczne w zakresie zawartości poszczególnych elementów struktury oraz możliwe źródła danych;
- standardy jakości raportu ewaluacyjnego.
Podczas pierwszej sesji przedstawiciel ZRK prezentował funkcjonalności i możliwości aplikacji do sprawozdawczości, z której będą mogły również korzystać podmioty zewnętrznego zapewniania jakości.
Uczestnicy mieli możliwość zalogowania się do aplikacji e-raporty ZRK i zapoznania się z funkcjonującymi modułami.
Druga sesja wiązała się z omówieniem krok po kroku funkcjonującej już dla IC aplikacji do sprawozdawczości. Uczestnicy wskazywali, które części aplikacji będą potrzebne PZZJ-otom w spełnianiu obowiązków związanych z zewnętrznym zapewnianiem jakości wobec instytucji certyfikujących (IC).
Podczas dyskusji przedstawiciele PZZJ-otów i MW podkreślili użyteczność aplikacji i wskazali, że funkcjonalności e-raportów ZRK będą w pełni wykorzystane pod warunkiem, że zarówno IC, jak i PZZJ-oty będą wypełniały obowiązki sprawozdawcze za pomocą aplikacji. Przedstawiciele tych drugich w szczególności docenili możliwość gromadzenia wszystkich danych w jednym miejscu.
Reprezentanci MW zauważyli, że otrzymują od PZZJ-otów dane analityczne raz na kwartał bądź raz na rok, a dzięki dostępowi do aplikacji będą mieli możliwość przeglądania danych na bieżąco.
Trzecia sesja stanowiła wprowadzenie do planów uruchomienia kolejnego modułu w aplikacji do sprawozdawczości bezpośrednio adresowanego dla PZZJ-otów i MW w zakresie realizacji zadań związanych z zewnętrznym zapewnieniem jakości. Przedstawiono zatem i skonsultowano z uczestnikami spotkania założenia do struktury i zawartości pól do wypełnienia przez PZZJ-y w sprawozdaniu z wykonywania zadań związanych z zewnętrznym zapewnieniem jakości przez PZZJ-oty w zakresie określonych grup kwalifikacji oraz w raporcie z zewnętrznego zapewniania jakości nadawania kwalifikacji przez IC.
Uczestnicy wskazali na możliwość zastosowania kilku innowacyjnych rozwiązań, np.:
- wprowadzenie możliwości, aby aplikacja do sprawozdawczości służyła do rozliczenia się z MW w interwałach rocznych, co następnie można będzie wykorzystać w 5-letnim raporcie z ZZJ;
- możliwość roboczego zapisywania notatek z wizyt monitorujących;
- scyfryzowanie protokołów rocznych;
- zaciąganie się danych ze sprawozdania rocznego do MW (protokołu odbioru) do raportu z ZZJ.
Sesja czwarta wiązała się z opracowaniem procedury oceny merytorycznej i językowej raportów/sprawozdań z zewnętrznego zapewniania jakości. Celem procedury jest zapewnienie standaryzacji i wysokiej jakości raportów/sprawozdań składanych przez PZZJ-oty do MW. Procedura ma również ułatwiać pracownikom ministerstw rozliczanie umów z PZZJ-otami i odbieranie produktów ich pracy.
Uczestnicy aktywnie wypowiadali się co do kształtu tej procedury oraz swojego zapotrzebowania w tym zakresie. Wskazano na przykład, że dobrze byłoby, aby powstał spis zasad określający, w jaki sposób należy konstruować raporty czy sprawozdania z ZZJ.
Wydarzenie było platformą do dyskusji oraz dzielenia się przemyśleniami dla przedstawicieli PZZJ-otów, ministrów właściwych oraz pracowników IBE, co zaowocowało zaprojektowaniem innowacyjnych rozwiązań w formularzach czy procedurach oraz stało się inspiracją do wprowadzenia nowych funkcjonalności w aplikacji.
#FunduszeUE
