W czasie prowadzenia prac związanych z przygotowaniem wniosku o włączenie kwalifikacji do ZSK, a w dalszej kolejności przy projektowaniu i prowadzeniu walidacji bardzo często podmioty stają przed wieloma dylematami, szukając najlepszych rozwiązań. Najczęściej współpraca między podmiotami sprowadza się wówczas do kontaktu z instytucją, który na danym etapie prac (np. przygotowywania wniosku czy już jego procedowania) jest oczywisty i konieczny.

Kilkuletnia już praktyka funkcjonowania poszczególnych ogniw w ZSK wskazuje jednak na to, iż warto podczas tych prac poszukiwać inspiracji lub pomocy wśród podmiotów i instytucji, z którymi będziemy się kontaktować dopiero na dalszych etapach prac lub np. wnioskodawców będących na tym samym etapie co my. Mają oni na pewno już swoje wnioski, doświadczenie i przemyślenia, którymi chętnie się podzielą.

Współpraca podmiotów wnioskujących o włączenie kwalifikacji do ZSK

Biorąc jako przykład obszar sportu i rekreacji, można stwierdzić, że prace nad przygotowaniem wniosków o włączenie do systemu ZSK toczyły się równolegle w kilku, a czasami nawet kilkunastu podmiotach (np. związkach, stowarzyszeniach). Każda z tych instytucji próbowała wypełnić wniosek autorskimi treściami i w pewnym sensie, aby pilnować swoich interesów, nie wymieniała się pomysłami. Z biegiem czasu, wraz ze zwiększającą się liczbą seminariów, szkoleń, konferencji, na których dochodziło do spotkań różnych podmiotów działających w ramach ZSK, okazało się, iż oprócz specyfiki danej dyscypliny sportu – wyrażającej się głównie w obszarze efektów kształcenia, a co za tym idzie specyfiki kryteriów ich weryfikacji – pozostałe składowe wniosków są niemalże identyczne i współpraca w zakresie uzgodnienia jednolitych zapisów jest wręcz wskazana. Bardzo często nawiązanie takiej współpracy między dwoma lub większą liczbą podmiotów z bratniego obszaru, które nie są dla siebie konkurencją (a tak się zdarza), skutkuje jej kontynuacją na dalszych etapach prac, np. nad przygotowaniem scenariusza walidacji czy wzoru dokumentacji z walidacji i certyfikacji.

Współpraca z instytucją wspierającą

Oczywiście pojawiają się przypadki opracowania np. wniosku o włączenie kwalifikacji do systemu czy niezbędnych dokumentów do wniosku o nadanie statusu instytucji certyfikującej samodzielnie przez „ambitne” podmioty czy instytucje, ale praktyka wskazuje na to, iż tak przygotowane dokumenty są dalekie od doskonałości, a co za tym idzie, wymagają bardzo wielu korekt na późniejszych etapach procedowania. Dlatego bardzo dziwi w takich przypadkach brak współpracy podmiotów z instytucjami wspierającymi wdrażanie systemu ZSK. Tym bardziej, iż tak jak w przypadku IBE wsparcie to jest udzielane podmiotowi bez ponoszenia przez niego kosztów i gwarantuje 100% profesjonalizmu. Instytucje wspierające, takie jak IBE, wdrażając system ZSK w Polsce, współpracując wielopłaszczyznowo chociażby z podmiotami i instytucjami z wielu branż, gromadzą wypracowane najlepsze wzorce, z których powinno się korzystać.

Współpraca z ministrem właściwym

Trudno sobie wyobrazić brak współpracy na każdym etapie włączania kwalifikacji do ZSK pomiędzy podmiotem wnioskującym/instytucją przygotowującą opis kwalifikacji a ministrem właściwym czy organem przez niego powołanym do procedowania złożonych wniosków (w przypadku obszaru sportu i rekreacji takim organem jest Rada do spraw Kształcenia i Doskonalenia Kadr Kultury Fizycznej, powołana przez ministra sportu i turystyki). Mimo opracowanych i przekazywanych wnioskodawcom rekomendacji, które powinny stanowić wykładnię przy przygotowaniu opisów kwalifikacji, bardzo często Rada na bieżąco modyfikuje pewne zalecenia, które pojawiają się w wyniku prac nad złożonymi już wnioskami. Bez stałej komunikacji i współpracy pomiędzy podmiotem a – w tym wypadku – Radą przepływ informacji zajmuje bardzo dużo czasu i wydłuża niepotrzebnie cały proces. Dotyczy to również innych obszarów i działań, jak chociażby przygotowania i procedowania wniosków o nadanie statusu instytucji certyfikującej. Tu również współpraca pomiędzy wnioskodawcą a organem opiniującym eliminuje wiele problemów – od skrócenia czasu procedowania (np. wielokrotne poprawki w dokumentacji) po dobre przygotowanie dokumentacji do prowadzonych później walidacji i certyfikacji.