Sprawozdanie ze spotkania z przedstawicielami Ministrów Właściwych i Podmiotów Zewnętrznego Zapewniania Jakości

W dniach 17-18 kwietnia 2024 r. w Warszawie, odbyło się spotkanie szkoleniowo-konsultacyjne pt. „Od aplikacji do mistrzowskich raportów: podejście do sprawozdawczości, tworzenia raportów ewaluacyjnych i optymalizacji ich jakości”. Przedstawiciele zespołów projektów ZSK6 i ZRK3 realizowanych w Instytucie Badań Edukacyjnych mieli przyjemność gościć przedstawicieli podmiotów zewnętrznego zapewniania jakości (PZZJ-otów) oraz Ministrów Właściwych (MW).
uścisk dłoni na tle stylizowanego wykresu wzrostu
[ilustracja: Canva]

Po wystąpieniach liderów projektów – Macieja Taubera oraz Agnieszki Marszałek, uczestnicy wzięli udział w 4 sesjach tematycznych:

  1. aplikacja e-raporty ZRK – prezentacja;
  2. możliwości wykorzystania aplikacji do sprawozdawczości w monitoringu i ewaluacji;
  3. aplikacja dla PZZJ-otów: struktura treści i wytyczne w zakresie zawartości poszczególnych elementów struktury oraz możliwe źródła danych;
  4. standardy jakości raportu ewaluacyjnego.

Podczas pierwszej sesji przedstawiciel ZRK prezentował funkcjonalności i możliwości aplikacji do sprawozdawczości, z której będą mogły również korzystać podmioty zewnętrznego zapewniania jakości.

Uczestnicy mieli możliwość zalogowania się do aplikacji e-raporty ZRK i zapoznania się z funkcjonującymi modułami.

Druga sesja wiązała się z omówieniem krok po kroku funkcjonującej już dla IC aplikacji do sprawozdawczości. Uczestnicy wskazywali, które części aplikacji będą potrzebne PZZJ-otom w spełnianiu obowiązków związanych z zewnętrznym zapewnianiem jakości wobec instytucji certyfikujących (IC).

Podczas dyskusji przedstawiciele PZZJ-otów i MW podkreślili użyteczność aplikacji i wskazali, że funkcjonalności e-raportów ZRK będą w pełni wykorzystane pod warunkiem, że zarówno IC, jak i PZZJ-oty będą wypełniały obowiązki sprawozdawcze za pomocą aplikacji. Przedstawiciele tych drugich w szczególności docenili możliwość gromadzenia wszystkich danych w jednym miejscu.

Reprezentanci MW zauważyli, że otrzymują od PZZJ-otów dane analityczne raz na kwartał bądź raz na rok, a dzięki dostępowi do aplikacji będą mieli możliwość przeglądania danych na bieżąco.

Trzecia sesja stanowiła wprowadzenie do planów uruchomienia kolejnego modułu w aplikacji do sprawozdawczości bezpośrednio adresowanego dla PZZJ-otów i MW w zakresie realizacji zadań związanych z zewnętrznym zapewnieniem jakości. Przedstawiono zatem i skonsultowano z uczestnikami spotkania założenia do struktury i zawartości pól do wypełnienia przez PZZJ-y w sprawozdaniu z wykonywania zadań związanych z zewnętrznym zapewnieniem jakości przez PZZJ-oty w zakresie określonych grup kwalifikacji oraz w raporcie z zewnętrznego zapewniania jakości nadawania kwalifikacji przez IC.

Uczestnicy wskazali na możliwość zastosowania kilku innowacyjnych rozwiązań, np.:

  • wprowadzenie możliwości, aby aplikacja do sprawozdawczości służyła do rozliczenia się z MW w interwałach rocznych, co następnie można będzie wykorzystać w 5-letnim raporcie z ZZJ;
  • możliwość roboczego zapisywania notatek z wizyt monitorujących;
  • scyfryzowanie protokołów rocznych;
  • zaciąganie się danych ze sprawozdania rocznego do MW (protokołu odbioru) do raportu z ZZJ.

Sesja czwarta wiązała się z opracowaniem procedury oceny merytorycznej i językowej raportów/sprawozdań z zewnętrznego zapewniania jakości. Celem procedury jest zapewnienie standaryzacji i wysokiej jakości raportów/sprawozdań składanych przez PZZJ-oty do MW. Procedura ma również ułatwiać pracownikom ministerstw rozliczanie umów z PZZJ-otami i odbieranie produktów ich pracy.

Uczestnicy aktywnie wypowiadali się co do kształtu tej procedury oraz swojego zapotrzebowania w tym zakresie. Wskazano na przykład, że dobrze byłoby, aby powstał spis zasad określający, w jaki sposób należy konstruować raporty czy sprawozdania z ZZJ.

Wydarzenie było platformą do dyskusji oraz dzielenia się przemyśleniami dla przedstawicieli PZZJ-otów, ministrów właściwych oraz pracowników IBE, co zaowocowało zaprojektowaniem innowacyjnych rozwiązań w formularzach czy procedurach oraz stało się inspiracją do wprowadzenia nowych funkcjonalności w aplikacji.

#FunduszeUE

Facebook
Twitter
LinkedIn