Jak zaplanować czas pracy, żeby był efektywny?
Skuteczne zarządzanie czasem będzie wymagało od Ciebie właściwego nastawienia. Bardzo ważne jest to, żeby nie marnować czasu na czynniki rozpraszające , takie jak zakupy online, gry czy media społecznościowe. Wycisz lub wyłącz telefon, aby nie odrywały Cię maile lub powiadomienia, np. z social mediów. Unikaj robienia wielu rzeczy jednocześnie. Wielozadaniowość jest bardzo doceniana, jednak lepsze efekty osiągniesz, koncentrując się jednocześnie tylko na jednym zadaniu.
Ludzki mózg jest w stanie skupić się przez około 20 minut, np. na słuchaniu wykładu. Później uwagę należy przenieść na coś innego, może być to np. krótkie ćwiczenie. Inne rozwiązanie to cykliczność – pracujesz przez 90 minut, a następnie robisz sobie 20-minutową przerwę.
Planowanie i organizacja pracy to ważny element, którego nigdy nie należy pomijać. Nie jesteś w stanie pracować przez 6 godzin bez przerwy, ponieważ wraz z upływem czasu Twoja produktywność spada. Zadbaj o właściwą ilość przerw i odpowiednio przygotuj swoje otoczenie. Pamiętaj o zdrowym odżywianiu i nawadnianiu organizmu – w przeciwnym razie będziesz borykać się z bólami głowy i problemami z koncentracją.
Planowanie dnia pracy – metoda TRZOS
TRZOS to jedna z prostszych metod, która pozytywnie wpłynie na zwiększenie efektywności pracy. Opiera się na kilku założeniach.
T – Terminy zadań do spisania
Spisz listę zadań i określ termin ich wykonania. Przy części obowiązków termin będzie narzucony odgórnie, dla pozostałych zrób to samodzielnie. W ten sposób unikniesz odkładania pewnych spraw na ostatnią chwilę.
R – Ramy czasowe do określenia
Jeśli masz już listę, pora określić ramy czasowe dla wszystkich zadań. Planowanie czasu pracy powinno być przeprowadzone zgodnie z regułą 60:40. 60% czasu poświęcisz na realizację zapisanych celów. Pozostałe 40% to nieprzewidziane sytuacje, które muszą być wykonane, ale nie było możliwości wcześniejszego ich zaplanowania oraz np. przerwy w pracy.
Z – Zaplanowanie rezerw czasu
Nie zapominaj o zaplanowaniu rezerw czasowych. Dzięki nim nie zaskoczą Cię nieprzewidziane okoliczności i zyskasz elastyczność. Musisz jednak uważać, żeby nie stworzyły one przestrzeni do odkładania obowiązków na bliżej nieokreśloną przyszłość.
O – Ograniczenie innych działań
Wiesz już, ile czasu powinno zająć Ci wykonanie konkretnych działań. Możesz zatem określić, co będziesz w stanie zrobić i co danego dnia jest priorytetem. Ogranicz czynności nieplanowane. Nie wszystkich możesz uniknąć, jednak nie ulegaj “rozpraszaczom”.
S – Skontrolowanie rezultatów
Na bieżąco analizuj i sprawdzaj rezultaty. Wówczas możesz zmienić plan działania w taki sposób, aby stał się skuteczny.
Jak nauczyć się organizacji pracy?
Skuteczne zarządzanie czasem będzie wymagało od Ciebie konsekwentnego wdrażania metody TRZOS albo innej, która może bardziej przypadnie Ci do gustu, bo metod zarządzania czasem jest wiele. Plan działania możesz zapisać w swoim terminarzu, albo skorzystać z aplikacji na komputer lub telefon. Łatwiej będzie Ci ustalić listę zadań, priorytety, terminy oraz czas na realizację konkretnych czynności.
Poznawanie nowych metod pracy, w tym metod zarządzania czasem wpisuje się w ideę uczenia się przez całe życie, z której płynie bardzo wiele korzyści. Pamiętaj, że rozwijając swoje umiejętności, inwestujesz w siebie i swoją przyszłość. Dzięki nowym kompetencjom możesz lepiej radzić sobie z obowiązkami zawodowymi, zmienić stanowisko czy pracę na taką, która będzie Ci bardziej odpowiadać. Zintegrowany System Kwalifikacji pomoże Ci potwierdzić nabyte kwalifikacje po przejściu procesu walidacji. Wówczas otrzymasz oficjalny certyfikat, który zwiększy Twoją atrakcyjność na rynku pracy. Na stronie ZSK znajdziesz wiele informacji na temat kwalifikacji, które można zdobyć i które są cenione na rynku pracy.
Mapa kwalifikacji ZSK. Wybierz branżę i zdobądź certyfikat
