W świecie przyspieszonej konsumpcji, dynamicznego wzrostu e-commerce i ewolucji globalnych rynków dostępność produktu w odpowiednim czasie i miejscu staje się kluczowa, a niezawodność i efektywność łańcucha dostaw jest nie tylko priorytetem, ale wręcz koniecznością. W tym na pozór prostym krajobrazie logistycznym łańcuch dostaw musi sprostać rosnącym wymaganiom. Regularne wdrażanie procesów poprawiających jakość operacyjną i finansową wymaga wykraczania poza dotychczasowe ramy. W tym kontekście pojawia się koncepcja nowoczesnych standardów i ludzkiej kreatywności w wykorzystaniu rozwijających się technologii do zarządzania danymi. Dla celów artykułu przyjmijmy roboczą nazwę Banku Informacji, czyli wszechstronnego narzędzia skoncentrowanego na gromadzeniu, przetwarzaniu i udostępnianiu danych. Zarządzanie informacją wpływa znacząco na efektywność całej ścieżki dystrybucyjnej produktu, w tym tak ważnych obszarów jak: magazynowanie, opakowania, transport, zaopatrzenie, import/eksport czy strukturyzacja kooperacji z dostawcami i/lub klientami. 

Czy powinniśmy integrować dane?

Tak, zdecydowanie tak. Każda organizacja ma inny charakter, ale dość często spotykamy się z pionowym układem organizacyjnym. Wyobraźmy sobie jego przekształcenie, choćby teraz, i spójrzmy z perspektywy specjalisty oraz eksperta na informacje z różnych operacyjnych działów przedsiębiorstwa. Wydaje się to ciekawym wyzwaniem, prawda? Zatem zatrzymajmy wzrok na liście profitów, jakie może przynieść integracja danych i ich centralizacja w ramach tego narzędzia, a jednocześnie zastanówmy się, które z poniższych kryteriów są spełnione w naszej organizacji.

1. Lepsza widoczność i świadomość – centralizacja danych z różnych obszarów łańcucha dostaw umożliwia uzyskanie kompleksowej widoczności procesów i operacji. 
2. Optymalizacja procesów operacyjnych – konsolidacja danych pozwala na zidentyfikowanie obszarów, które wymagają poprawy oraz udoskonalenia. Mamy świadomość, że część procesów nie funkcjonuje samoistnie, lecz jest zależna od pozostałych.
3. Szybsze reagowanie na zmiany – elastyczność w reagowaniu na zmiany jest kluczowa, a stabilność operacyjna i sprzedażowa to określenia, które zostały już wyparte przez branże. 
4. Eliminacja błędów i redundancji – jedno zaufane źródło danych eliminuje ryzyko błędów i zbytecznych informacji, minimalizuje pomyłki i zapewnia spójność informacji.
5. Wsparcie w podejmowaniu strategicznych decyzji – dzięki dostępowi do dokładnych i aktualnych danych pracownicy podejmują bardziej świadome decyzje, także te strategiczne.

Chcę lepiej zarządzać danymi. Od czego zacząć?

Aby zbudować tego typu narzędzie, potrzebujemy otwartej i bliskiej współpracy dwóch departamentów – IT oraz Operacji. Poniższy plan zakłada osiem kroków, które zgodnie z  własnymi potrzebami oraz potrzebami macierzystej organizacji możesz dowolnie modyfikować i modernizować, aby uzyskać zakładany efekt.

1. Zdefiniowanie jednolitej struktury danych.
2. Implementacja protokołów komunikacyjnych dla poprawnej integracji.
3. Stworzenie centralnej bazy danych.
4. Wykorzystanie rozwiązań ETL (Extract, Transform, Load) do transformacji danych.
5. Budowa lub wybór komercyjnej platformy analitycznej BI.
6. Zapewnienie mechanizmów bezpieczeństwa i uprawnień. 
7. Monitorowanie i utrzymanie systemu oraz kontrola jakości danych.
8. Kooperacja zespołów, szkolenia i kreacja nowych procesów współpracy międzyobszarowej. 

Co istotne, każdy z ww. punktów zakłada w swoich strukturach kamienie milowe, które należy pokonać, by wykonać projekt transformacji zarządzania danymi. Z uwagi na objętość artykułu zostały przedstawione główne założenia. 

Wszystko to wygląda na dość skomplikowane. Czy takie rozwiązania funkcjonują na rynku?

Tak, liczba składowych procesu nie jest mała, a do jego realizacji potrzeba wizjonera w postaci project managera. Jeżeli chcemy jednak zachować konkurencyjność i wymaganą elastyczność na rynku, warto skorzystać z tej metody skutecznego udoskonalania procesów analitycznych w firmie. Przejdźmy jednak do przykładów:

• Personalizowane zamówienia oraz maksymalnie efektywne procesy logistyczne w zakresie przygotowania, kompletacji i dostawy zamówienia do sieci sklepów na podstawie analizy trendów zakupowych i strategii sprzedażowej spółki.
• Systemy monitorowania pojazdów komunikacji miejskiej i zarządzania ruchem na przystankach i dworcach, monitorowanie ruchu pasażerów oraz danych dotyczących opóźnień i awarii czy wreszcie platformy do inteligentnych płatności i biletów. To kilka przykładów działań, na których w wybranych krajach buduje się integrację zrównoważonego transportu w mieście, aby zoptymalizować efektywność sieci komunikacji publicznej, w tym komfort pasażerów i wyniki spółek przewozowych.
• Wykorzystanie danych do analizy i optymalizacji zarządzania flotą. Informacje dotyczące transportu LTL i FTL są integrowane, umożliwiając analizę poprawności rejonizacji, planowania tras oraz dostosowywania się do przepustowości i możliwości operacyjnych magazynów. Platforma umożliwia wygenerowanie najlepszych scenariuszy wykorzystania floty, uwzględniając także specyficzne wymagania miejsca załadunku i rozładunku, w tym możliwości operacyjne oparte na danych historycznych obszarów wspomagających/preparujących, takich jak: x-dock, opakowania zwrotne, logistyka kontraktowa czy godziny awizacyjne klienta i jego przepustowość. 

Czy są jakieś ryzyka?

Nie byłbym sobą, gdybym temu zaprzeczył. Świat nie jest wolny od ryzyka, a przeciwności może być kilka. Począwszy od zapewnienia i zgromadzenia odpowiedniej jakości danych, przez ich ochronę i wyodrębnienie źródeł oraz barier bezpieczeństwa, aż po gruntowne zmiany w istniejących procesach i strukturach organizacyjnych, co może być eksponowane przez grupy pracowników przyzwyczajonych do pewnych rutyn i narzędzi. 

Warto jednak zwrócić uwagę na to, że mimo tych wszystkich potencjalnych przeciwności korzyści płynące z wdrożenia Banku Informacji przewyższają możliwe ryzyka. Dzięki dostępowi do dokładnych i aktualnych danych, możliwości analizy w czasie rzeczywistym oraz wsparciu sztucznej inteligencji przedsiębiorstwa mogą podejmować bardziej świadome kroki, ulepszać operacje i szybko reagować na zmiany rynkowe. Ryzyko jest częścią każdej innowacji, jednak odpowiednio prowadzona transformacja procesów może przynieść pozytywne efekty zarówno w kontekście kosztów, jak i jakości obsługi produktu, w tym wydajności, przyczyniając się do wzrostu wartości firmy w dzisiejszym środowisku logistycznym. Nie wolno nam zapomnieć o istotnym czynniku ludzkim. Pomimo automatyzacji i zaawansowanych technologii to ludzie wciąż są kluczowymi decydentami i użytkownikami tego systemu. Wszelkie korzyści są możliwe, ale będą osiągane tylko wtedy, gdy pracownicy zrozumieją założenia projektu i skutecznie wykorzystają narzędzia (i dane) dostarczane przez Bank Informacji. Odpowiednia edukacja, przeszkolenie i zaangażowanie personelu to podstawa dla pełnego wykorzystania potencjału tego rozwiązania.

Krótko podsumowując

Założenia tego artykułu skupiły się na wyjaśnieniu potrzeby istnienia Banku Informacji oraz ukazaniu różnorodnych korzyści, jakie płyną z centralizacji, analizy i przetwarzania danych w ramach łańcucha dostaw. Analizując działanie tego rozwiązania oraz praktyczne zastosowania w obszarze logistyki, uwidoczniliśmy, że idea ta jest już teraźniejszością gotową do dalszego rozwoju.

Jednakże celem tej publikacji było również sięgnięcie w przyszłość. Możemy swobodnie przewidywać, że Bank Informacji będzie odgrywał ważną rolę nie tylko w interpretacji danych, ale także w generowaniu nowych rozwiązań. Perspektywy kształtują się na podstawie obecnych zachowań i tendencji, ale przede wszystkim na podstawie zdolności do adaptacji i innowacji, jak również symbiozy środowisk wewnątrz organizacji. 

Możemy stworzyć narzędzie, które będzie odpowiedzialne za badanie struktur informacyjnych i identyfikację zdefiniowanych wskaźników lub zależności, korzystając z centralnej bazy danych. Alternatywnie możemy również opracować narzędzie, które dostarcza dodatkowe ramy do manualnej pracy, co obecnie częściowo wykonujemy, poruszając się po kilku lub wielu platformach. Mimo mojej wiary w automatyzację pierwiastek ludzki uważam za niezwykle istotny, bowiem to on będzie wyznaczał standardy i docelowo odpowiadał za możliwą optymalizację i wynik poprzez wprowadzenie odpowiednich celów i drogowskazów do narzędzia.

Jestem pewien, że skupianie danych i ich nowa wartość interpretacyjna oraz proponowanie świeżych rozwiązań to kluczowe elementy, które mają moc zmiany. Realizacja takiego przedsięwzięcia może stać się motorem przyspieszenia dla przedsiębiorstw z branży e-commerce, logistycznej i transportowej, dodając im wiatru w żagle w kierunku optymalizacji procesów, redukcji kosztów i zwiększenia zgodności z regulacjami.

Cyfryzacja w łańcuchu dostaw jest kluczem do otwarcia nowej przyszłości, która tworzy się już dziś. Nie pozwól, aby jutro wyprzedziło dzisiaj.