Jakie są wymagania do pracy w biurze?

Pracownik biurowy to pojęcie bardzo szerokie, które mówi właściwie tylko o miejscu pracy - biurze. Zakres obowiązków takiego pracownika jest uzależniony od potrzeb pracodawcy i może obejmować np. prowadzenie dokumentacji i korespondencji, organizację pracy biura, obsługę urządzeń biurowych, ale także: kontakty z klientami czy relacje z pracownikami firmy.  Jakie są więc uniwersalne umiejętności pracownika biurowego?

Czym zajmuje się pracownik biurowy?

Kto pracuje w biurze i jaki jest zakres obowiązków pracownika biurowego? Osoba taka głównie organizuje działanie całego biura, może koordynować obieg dokumentów, archiwizować je. Do jego obowiązków często należy też reprezentowanie firmy w kontaktach z klientami oraz dbanie o dobre relacje z pracownikami. W mniejszych firmach, które nie mają rozbudowanej struktury, zakres obowiązków pracownika biurowego może być większy i obejmować np.  dbanie o dokumentację pracowników i firmy oraz kontakty z instytucjami zewnętrznymi, np. księgowością.

Na rynku pracy poszukiwani są czasem pomocnicy biurowi, których zakres obowiązków i wymaganych kompetencji jest mniejszy. Nierzadko biuro jest ich pierwszą pracą, w której mają okazję nauczyć się nowych umiejętności. Pomocnik biurowy może zajmować się np. kompletowaniem dokumentów, skanowaniem, kserowaniem,  wysyłką maili itd.

Umiejętności pracownika biurowego

W każdej firmie zakres obowiązków pracownika biurowego będzie nieco inny. Jeśli jednak chcemy poznać ogólną listę umiejętności w pracy biurowej, pomoże nam Zintegrowany System Kwalifikacji. Znajdziemy w nim szczegółowe opisy wielu kwalifikacji z różnych branż, a wśród nich „Prowadzenie obsługi biura”. Co powinien umieć ktoś, kto pracuje w biurze? W opisie znajdziemy m.in. kontrolę obiegu dokumentów w ramach obowiązujących w firmie procedur oraz obsługę korespondencji. Zakres obowiązków pracownika biurowego to też przygotowywanie pism niezbędnych w pracy biura i obsługiwanie interesantów.

Wymagania do pracy w biurze – czego potrzebują pracodawcy

Szukając pracy w biurze, należy zapoznać się z wymaganiami stawianymi przez pracodawcę, podawanymi w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Jakie umiejętności w pracy biurowej pojawiają się najczęściej? Na podstawie ogłoszeń o pracy biurowej, pochodzących z portalu Pracuj.pl, wiemy, że potrzebne są głównie:

  • skrupulatność i dobra organizacja pracy aby w dokumentach nie zapanował chaos,
  • obsługa pakietu MS Office i sprzętów biurowych,
  • znajomość języka obcego i komunikatywność – w przypadku, gdy pracownik biurowy zajmuje się również kontaktami z klientami,

„Prowadzenie obsługi biura” to kwalifikacja włączona do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji i możliwa do sformalizowania w postaci certyfikatu. Opis kompetencji pracownika biurowego pokrywa się z tym, czego oczekują pracodawcy. Potwierdzenie kwalifikacji poprzez ZSK ma więc dużą wartość dla osób wybierających kandydatów do pracy.

Możliwości wykorzystania kwalifikacji

Wykwalifikowany pracownik biurowy bez problemu znajdzie zatrudnienie w wielu branżach, w firmach prywatnych i instytucjach publicznych, nierzadko w NGO. Umie samodzielnie planować i kontrolować funkcjonowanie biura. To specjalista zarówno od administracji, jak i logistyki. Swoje umiejętności może wykorzystać w pracy w sekretariacie, rejestracji, archiwum i na stanowiskach „back office”. Mając na względzie tak szerokie możliwości podjęcia pracy, niewątpliwie warto rozważyć uzyskanie i potwierdzenie takiej kwalifikacji.

Mapa kwalifikacji ZSK. Wybierz branżę i zdobądź certyfikat