Dzień: 2023-01-30

Ivy Lee, metoda warta setki tysięcy dolarów

Pewien znany przedsiębiorca już ponad 100 lat temu szukał sposobu na to, jak zwiększyć produktywność w swojej firmie. Pomógł mu w tym człowiek, który doskonale znał się na wydajności pracy i sposobach jej mierzenia.

Zaproponował on prostą metodę, która znana jest do dzisiaj pod nazwą pochodzącą od jego nazwiska: Ivy Lee. Okazała się na tyle skuteczna, że otrzymał on od swojego zleceniodawcy bardzo wysoką nagrodę, która dzisiaj miałaby wartość kilkuset tysięcy dolarów. Dlaczego okazała się tak wartościowa? Ivy Lee dokładnie wiedział, co to jest produktywność i miał świadomość, że aby ją podnieść, trzeba wdrożyć zarządzanie czasem pracy. Zaproponował więc usystematyzowanie zadań, ustawianie priorytetów i doprowadzanie tematów do końca.

Na czym polega metoda Ivy Lee?

Metoda wykorzystuje fakt, że na produktywność pracy ogromny wpływ ma porządek. Ale nie tylko ten na stanowisku pracy, ale również w głowie. Porządek ułatwia skupienie się i płynne przechodzenie od jednego zadania do kolejnych. Dlatego warto usystematyzować swoje obowiązki. W tym celu wystarczy na zakończenie każdego dnia spisać na kartce papieru maksymalnie 6 zadań do wykonania na kolejny dzień. Lista nie może być ułożona przypadkowo. Na pierwszym miejscu wpisuje się działanie o najwyższym priorytecie, a na końcu zadanie najmniej ważne. Ostatnie zalecenie dotyczy sposobu wykonywania zadań: każde kolejne działanie można rozpocząć dopiero po ukończeniu poprzedniego. W ten sposób zyskuje się pełną koncentrację, co pozytywnie wpływa na jakość wykonywanej pracy. W przypadku, gdyby nie wszystkie obowiązki z listy zostały zakończone, trzeba przenieść je na drugi dzień i od nich zacząć swoją pracę.

Dlaczego warto korzystać z metody Ivy Lee?

Dzięki tej metodzie zwiększa się produktywność pracownika, ponieważ łatwiej mu zapanować nad chaosem. Metoda motywuje do ustawiania priorytetów, a także do zakończenia czynności w określonym terminie.

Czy warto próbować metod podnoszących wydajność pracy?

Każdy sposób, który ułatwia uzyskanie lepszych wyników w krótszym czasie jest dzisiaj bezcenny. Dlatego z metody Ivy Lee skorzystają zarówno osoby pracujące, jak i poszukujące nowego zatrudnienia, które codziennie wykonują szereg działań w celu zdobycia pracy. Metoda sprzyja systematycznej nauce, więc mogą z niej korzystać studenci i uczniowie. Jest na tyle uniwersalna, że przyda się również do planowania zajęć i spraw pozazawodowych.

Chcąc ją wypróbować, wystarczy mieć właściwe nastawienie, ukierunkowane na chęć ciągłego zdobywania nowych umiejętności i wprowadzenia usprawnień do dotychczasowych działań. I choć wdrażanie nowych rozwiązań może wydawać się na początku problematyczne, to jednak efekty, które przynosi, zwykle warte są wysiłku. Każda nowa metoda pociąga za sobą zmianę starych nawyków, a te wymagają żelaznej konsekwencji. To jak z nauką nowej dziedziny.  Początki z reguły bywają trudne, jednak korzyści przewyższają wszelkie koszty. Wiedzą to wszyscy, którzy wybrali filozofię ciągłego uczenia się. Takie podejście wyzwala chęć do nieustannej nauki nowych rzeczy — niezależnie od wieku czy wykształcenia. To życie w myśl idei lifelong learning – LLL, która docenia zdobywanie wiedzy w różnych formach, miejscach i na każdym etapie życia.

Mapa kwalifikacji ZSK. Wybierz branżę i zdobądź certyfikat

Na czym polega bilans kompetencji?

Specjalista do spraw bilansowania kompetencji zajmuje się analizą wiedzy, kompetencji społecznych oraz umiejętności osób w kontekście ich obecności na rynku pracy. W procesie tym wykorzystuje różne metody, m.in. wywiady biograficzne i behawioralne, skale kompetencyjne, arkusz bilansu kompetencji czy test predyspozycji zawodowych. Działania te pozwalają zidentyfikować mocne strony pracownika oraz obszary, które wymagają od niego dalszego rozwoju.

Plan rozwoju zawodowego – efekt bilansu kompetencji

Współpraca specjalisty ds. bilansu kompetencji z klientem odbywa się na zasadzie partnerskiej. To przyszły lub obecny pracownik powinien na bazie rozmów i analiz dojść do wniosków dotyczących swojej pozycji na rynku pracy i tego, jak powinna wyglądać jego ścieżka kariery. Wspólnie tworzony jest indywidualny plan rozwoju zawodowego, który określa m.in. cele zawodowe, środki, przy pomocy których można je osiągnąć, oraz sposoby mierzenia sukcesu.

Założony plan można realizować, biorąc udział w kursach i szkoleniach, a także samodzielnie rozwijając swoje umiejętności. To krok w dobrą stronę na drodze do znalezienia wymarzonej pracy lub zdobycia awansu. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule Jak rozwój osobisty wpływa na pracę zawodową?

Dlaczego bilans kompetencji zawodowych jest tak ważny? Ponieważ dzięki niemu pracownik:

• czuje się bardziej zmotywowany do pracy, zdobywania nowej wiedzy i rozwijania kompetencji,
• nie boi się podejmować nowych wyzwań,        
• wie, do czego dąży w swoim życiu zawodowym (ma jasno wyznaczone cele),
• rozumie, że rozwój zawodowy jest procesem wymagającym czasu i chęci,
• stara się systematycznie realizować zakładane plany.

Z powyższych informacji wynika, że specjalista ds. bilansu kompetencji odgrywa ważną rolę zarówno w przedsiębiorstwie, jak i życiu zawodowym pracownika. To jeden z tych zawodów, którego znaczenie z roku na rok będzie coraz większe.

Chcesz planować rozwój zawodowy? Potwierdź swoje kompetencje!

Jak zdobyć wiedzę i umiejętności z zakresu doradztwa zawodowego i planowania ścieżki kariery pracowników? Możesz rozpocząć swoją edukację od lektury poradników dotyczących tego tematu i skorzystać z bogatej oferty studiów podyplomowych, kursów lub szkoleń. Jeśli czujesz, że posiadasz wystarczające kompetencje, potwierdź je certyfikatem, korzystając ze Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji. O szczegółach przeczytasz tutaj: Prowadzenie procesu bilansowania kompetencji.

Uzyskanie oficjalnej kwalifikacji z pewnością powinno Cię zainteresować, jeśli pracujesz lub planujesz rozwijać swoją karierę na takich stanowiskach jak doradca zawodowy, coach, specjalista ds. bilansowania kompetencji czy konsultant ds. rozwoju zawodowego.

Mapa kwalifikacji ZSK. Wybierz branżę i zdobądź certyfikat

Co to są predyspozycje zawodowe i jakie jest ich znaczenie?

Predyspozycje zawodowe to zestaw cech i zdolności, które umożliwiają danej osobie pracę na konkretnym stanowisku. Mogą to być m.in. umiejętności analityczne, uzdolnienia artystyczne, empatia, efektywne zarządzanie swoim czasem lub kreatywność. Przykładowo: osoba starająca się o pracę jako manager powinna wyróżniać się odwagą i zdolnościami przywódczymi. Bez tych cech może mieć problemy z realizacją powierzonych zadań.

Predyspozycje zawodowe różnią się od kwalifikacji przede wszystkim sposobem ich weryfikacji. Rekruter może ocenić kwalifikacje kandydata m.in. analizując jego historię zawodową, prosząc o wykonanie zadania rekrutacyjnego lub pytając o zagadnienia wymagające konkretnej wiedzy lub umiejętności. Do oceny predyspozycji zawodowych służy z kolei wywiad behawioralny, który umożliwia weryfikację cech charakteru lub zdolności kandydata niezbędnych do realizacji zadań na konkretnym stanowisku.

Badanie predyspozycji zawodowych wykonuje się nie tylko w procesach rekrutacyjnych, lecz także w celu analizy możliwości rozwoju zawodowego pracowników organizacji. Dzięki temu pracownik działu HR ma możliwość stworzenia ścieżki awansu oraz zaproponowania formy uzupełnienia kompetencji, np. w celu zmiany stanowiska pracy.

Predyspozycje osobowościowe – dlaczego także są ważne?

Na to, jakie są predyspozycje zawodowe kandydata lub pracownika, wpływają również jego predyspozycje osobowościowe. Składają się na nie typy osobowości (najprostszy podział wyróżnia dwie opcje: ekstrawertyczny i introwertyczny) oraz temperamentu (w klasycznym ujęciu mówi się o czterech typach: sangwinik, choleryk, flegmatyk, melancholik). Osobowość osoby starającej się o pracę na konkretnym stanowisku ma duże znaczenie dla jakości jego pracy. Przykładowo: w zawodach wymagających umiejętności pracy zespołowej, prowadzenia negocjacji czy bezpośredniego kontaktu z kontrahentami lepiej sprawdzi się osoba o typie osobowości ekstrawertyka niż introwertyka. Do oceny predyspozycji osobowościowych służą m.in. testy i wywiady behawioralne.

Badanie predyspozycji zawodowych – jak zdobyć certyfikat?

Jeśli posiadasz niezbędną wiedzę i kompetencje, możesz starać się o uzyskanie oficjalnego certyfikatu z zakresu identyfikowania predyspozycji zawodowych w procesie rekrutacji oraz dla potrzeb rozwoju zawodowego wewnątrz organizacji. Kwalifikacja ta jest włączona do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji, co gwarantuje, że egzamin sprawdza faktyczną wiedzę i umiejętności i kończy się uzyskaniem wiarygodnego certyfikatu, rozpoznawalnego w całej UE. Wymogiem formalnym umożliwiającym staranie się o certyfikat jest kwalifikacja pełna na poziomie 6 PRK (Polskiej Ramy Kwalifikacji) lub wyższym (ukończenie co najmniej studiów I stopnia).

Potwierdzenie wiedzy z zakresu analizy predyspozycji zawodowych otwiera Ci nowe możliwości pracy w branży HR, m.in. na stanowisku rekrutera, headhuntera, doradcy zawodowego czy pracownika agencji pośrednictwa pracy.

Mapa kwalifikacji ZSK. Wybierz branżę i zdobądź certyfikat

Czym zajmuje się pracownik biurowy?

Kto pracuje w biurze i jaki jest zakres obowiązków pracownika biurowego? Osoba taka głównie organizuje działanie całego biura, może koordynować obieg dokumentów, archiwizować je. Do jego obowiązków często należy też reprezentowanie firmy w kontaktach z klientami oraz dbanie o dobre relacje z pracownikami. W mniejszych firmach, które nie mają rozbudowanej struktury, zakres obowiązków pracownika biurowego może być większy i obejmować np.  dbanie o dokumentację pracowników i firmy oraz kontakty z instytucjami zewnętrznymi, np. księgowością.

Na rynku pracy poszukiwani są czasem pomocnicy biurowi, których zakres obowiązków i wymaganych kompetencji jest mniejszy. Nierzadko biuro jest ich pierwszą pracą, w której mają okazję nauczyć się nowych umiejętności. Pomocnik biurowy może zajmować się np. kompletowaniem dokumentów, skanowaniem, kserowaniem,  wysyłką maili itd.

Umiejętności pracownika biurowego

W każdej firmie zakres obowiązków pracownika biurowego będzie nieco inny. Jeśli jednak chcemy poznać ogólną listę umiejętności w pracy biurowej, pomoże nam Zintegrowany System Kwalifikacji. Znajdziemy w nim szczegółowe opisy wielu kwalifikacji z różnych branż, a wśród nich „Prowadzenie obsługi biura”. Co powinien umieć ktoś, kto pracuje w biurze? W opisie znajdziemy m.in. kontrolę obiegu dokumentów w ramach obowiązujących w firmie procedur oraz obsługę korespondencji. Zakres obowiązków pracownika biurowego to też przygotowywanie pism niezbędnych w pracy biura i obsługiwanie interesantów.

Wymagania do pracy w biurze – czego potrzebują pracodawcy

Szukając pracy w biurze, należy zapoznać się z wymaganiami stawianymi przez pracodawcę, podawanymi w ogłoszeniach rekrutacyjnych. Jakie umiejętności w pracy biurowej pojawiają się najczęściej? Na podstawie ogłoszeń o pracy biurowej, pochodzących z portalu Pracuj.pl, wiemy, że potrzebne są głównie:

• skrupulatność i dobra organizacja pracy aby w dokumentach nie zapanował chaos,
• obsługa pakietu MS Office i sprzętów biurowych,
• znajomość języka obcego i komunikatywność – w przypadku, gdy pracownik biurowy zajmuje się również kontaktami z klientami,

„Prowadzenie obsługi biura” to kwalifikacja włączona do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji i możliwa do sformalizowania w postaci certyfikatu. Opis kompetencji pracownika biurowego pokrywa się z tym, czego oczekują pracodawcy. Potwierdzenie kwalifikacji poprzez ZSK ma więc dużą wartość dla osób wybierających kandydatów do pracy.

Możliwości wykorzystania kwalifikacji

Wykwalifikowany pracownik biurowy bez problemu znajdzie zatrudnienie w wielu branżach, w firmach prywatnych i instytucjach publicznych, nierzadko w NGO. Umie samodzielnie planować i kontrolować funkcjonowanie biura. To specjalista zarówno od administracji, jak i logistyki. Swoje umiejętności może wykorzystać w pracy w sekretariacie, rejestracji, archiwum i na stanowiskach „back office”. Mając na względzie tak szerokie możliwości podjęcia pracy, niewątpliwie warto rozważyć uzyskanie i potwierdzenie takiej kwalifikacji.

Mapa kwalifikacji ZSK. Wybierz branżę i zdobądź certyfikat