Funkcjonowanie w systemie

FUNKCJONOWANIE W SYSTEMIE

OBOWIĄZKI INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCYCH

Instytucje, które prowadzą walidację, mają określone obowiązki. Określa je ustawa o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji (ZSK).

Każda instytucja certyfikująca (IC) ma obowiązek:

  • zamieszczać na stronie internetowej szczegółowe informacje o walidacji,
  • mieć wewnętrzny system zapewniania jakości,
  • przeprowadzać ewaluację wewnętrzną w odniesieniu do każdej kwalifikacji rynkowej, do której certyfikowania jest uprawniona (nie rzadziej niż raz na 3 lata) oraz sporządzać raport z ewaluacji wewnętrznej i przekazywać go PZZJ,
  • przekazywać na koniec każdego kwartału – za pośrednictwem Zintegrowanego Rejestru Kwalifikacji (ZRK) – informacje o:
    • liczbie wydanych certyfikatów, 
    • wysokości opłat za walidację i certyfikowanie,
    • wysokości przychodów uzyskanych w danym kwartale z opłat za walidację i certyfikowanie.
Group 4668@2x

INSTYTUCJA CERTYFIKUJĄCA RAZ NA KWARTAŁ WNOSI OPŁATĘ W WYSOKOŚCI 3% PRZYCHODÓW Z OPŁAT ZA WALIDACJĘ I CERTYFIKOWANIE. MINIMALNA OPŁATA TO 1 ZŁ OD WYDANEGO DOKUMENTU POTWIERDZAJĄCEGO NADANIE KWALIFIKACJI RYNKOWEJ.

PROWADZENIE WALIDACJI

Po nadaniu uprawnień i wyznaczeniu przez ministra podmiotu zewnętrznego zapewniania jakości (PZZJ), instytucja certyfikująca (IC) może prowadzić walidację.

Ustawa nie określa, jak często IC ma przeprowadzać walidację – decyduje o tym sama IC. Nie ma także określonego terminu, w którym trzeba rozpocząć prowadzenie walidacji.

Opłaty za walidację

Walidacja jest usługą płatną. Instytucje certyfikujące decydują o wysokości opłat za walidację danej kwalifikacji oraz pobierają wszelkie opłaty od kandydatów.

Wysokość opłat jest zależna od:

  • organizacji walidacji, 
  • polityki cenowej prowadzonej przez instytucję certyfikującą.

Opłaty za walidację mogą różnić się między instytucjami certyfikującymi, nawet jeśli prowadzą walidację tej samej kwalifikacji rynkowej. 

Instytucja musi podać informację o kosztach walidacji na swojej stronie internetowej.

ZAPEWNIANIE WARUNKÓW PROWADZENIA WALIDACJI

Instytucja certyfikująca (IC) nie musi mieć wszystkich zasobów, które są opisane w warunkach organizacyjnych – na przykład sprzętu, własnego lokalu. Nie musi także na stałe zatrudniać kadry – asesorów, doradców, osób projektujących walidację. 

Ważne, aby zapewniała zawarte w opisie kwalifikacji warunki do przeprowadzania walidacji – bez względu na to, jaką ma strukturę organizacyjną lub na jakich zasadach współpracuje z innymi podmiotami.

Współpraca instytucji certyfikującej z instytucjami walidującymi

W praktyce IC często współpracują z innymi podmiotami, które prowadzą walidację (instytucjami walidującymi) – na przykład gdy:

  • mają rozbudowaną strukturę – są na przykład ogólnopolskim stowarzyszeniem z regionalnymi oddziałami. Centrala stowarzyszenia ma wtedy status instytucji certyfikującej, a regionalne oddziały prowadzą walidację jako instytucje walidujące;
  • firma, która specjalizuje się w danym obszarze, zostaje instytucją certyfikującą, a walidację powierza ośrodkom szkoleniowym. To ośrodki mają warunki lokalowe, potrzebny sprzęt i pracowników, którzy mogą pełnić rolę asesorów.

Zasady współpracy między instytucją certyfikującą i instytucjami walidacyjnymi zainteresowani ustalają między sobą – w umowie lub porozumieniu. Ustawa o Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji nie narzuca tu żadnych specyficznych wymagań.

Group 4668@2x

DO INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ ZAWSZE NALEŻY:

  • PRZYGOTOWANIE PROCEDUR PROWADZENIA WALIDACJI,
  • ZAPEWNIENIE JAKOŚCI WALIDACJI,
  • WYPEŁNIENIE OBOWIĄZKÓW SPRAWOZDAWCZYCH.

KADRA INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCEJ (IC)

Instytucja certyfikująca (IC) musi zadbać o to, aby zatrudnić asesorów, którzy będą spełniać wymagania wskazane w opisie kwalifikacji. Zazwyczaj w opisie kwalifikacji zawarte są także wymogi dotyczące liczby asesorów, którzy powinni brać udział w walidacji albo wchodzić w skład komisji.

Jeśli IC zaplanowała, że w procesie walidacji będzie zapewniać wsparcie doradcy walidacyjnego, musi zadbać o właściwe przygotowanie i zatrudnienie takiej osoby.

Asesorzy walidacyjni to specjaliści, którzy sprawdzają, czy kandydat ma odpowiednią wiedzę i umiejętności wymagane dla danej kwalifikacji. Asesor weryfikuje efekty uczenia się osób, które biorą udział w walidacji.

Poza specyficznymi wymaganiami, związanymi z daną kwalifikacją, asesorzy powinni zostać przez instytucję certyfikującą przygotowani do prowadzenia procesów walidacji w taki sposób, aby zapewniać jej jakość. Oznacza to, że muszą znać standardy pracy i procedury obowiązujące w danej IC i zgodnie z nimi postępować.

Asesor walidacyjny to osoba, która powinna:

  • rozumieć cele walidacji,
  • mieć wiedzę na temat walidacji,
  • znać zasady oceniania dowodów i deklaracji na osiągnięcie efektów uczenia się,
  • umieć stosować metody i narzędzia weryfikacji,
  • mieć doświadczenie w zakresie weryfikowania efektów uczenia się,
  • być komunikatywna,
  • przestrzegać wysokich standardów etyki zawodowej, w szczególności zachowywać bezwarunkową bezstronność przy ocenianiu,
  • mieć doświadczenie zawodowe w branży, z której pochodzą kwalifikacje będące w zakresie jego działania jako asesora walidacyjnego,
  • mieć szczegółową wiedzę dotyczącą walidacji efektów uczenia się wymaganych dla kwalifikacji będących w zakresie jego działania jako asesora walidacyjnego,
  • znać wymagane efekty uczenia się oraz kryteria weryfikacji ustalone dla kwalifikacji będących w zakresie jego działania jako asesora walidacyjnego,
  • znać metody i narzędzia stosowane w celu zweryfikowania wymaganych efektów uczenia się,
  • znać kryteria oceny formalnej i merytorycznej dowodów poświadczających posiadanie wymaganych efektów uczenia się, ustalonych dla kwalifikacji będących w zakresie jego działania jako asesora walidacyjnego.

Doradcy walidacyjni to specjaliści, którzy na każdym etapie walidacji wspierają osoby starające się o certyfikat.

Bardzo ważną rolą doradcy walidacyjnego jest wsparcie kandydata na etapie identyfikowania efektów uczenia się. Doradca pomaga określić, co kandydat już wie i umie, a czego powinien się douczyć, by otrzymać certyfikat.

Jeśli w walidacji stosuje się metodę analizy dowodów i deklaracji, doradca może pomóc kandydatowi w zebraniu odpowiednich dokumentów (na etapie dokumentowania efektów uczenia się, czyli przygotowywania dowodów i deklaracji, które będą oceniane przez asesorów na etapie weryfikacji).

Doradca walidacyjny to osoba, która powinna:

  • rozumieć cele walidacji,
  • mieć wiedzę na temat walidacji,
  • mieć wiedzę na temat instytucji kształcących i certyfikujących oraz instytucji rynku pracy i oferowanych przez nie usług,
  • umieć pozyskiwać nowe informacje,
  • umieć stosować metody i narzędzia pomocne przy identyfikowaniu i dokumentowaniu kompetencji,
  • znać zasady weryfikacji dowodów i deklaracji na osiągnięcie efektów uczenia się,
  • umieć pracować z różnymi osobami – mieć otwartą postawę,
  • być wolna od uprzedzeń,
  • umieć słuchać i być komunikatywny,
  • umieć motywować,
  • przestrzegać wysokich standardów etyki zawodowej,
  • mieć doświadczenie zawodowe w branży, z której pochodzą kwalifikacje będące w zakresie jego działania jako doradcy walidacyjnego,
  • znać wymagane efekty uczenia się oraz kryteria weryfikacji ustalone dla kwalifikacji będących w zakresie jego działania jako doradcy walidacyjnego,
  • znać metody i narzędzia stosowane w celu zweryfikowania wymaganych efektów uczenia się,
  • znać kryteria oceny formalnej i merytorycznej dowodów poświadczających posiadanie wymaganych efektów uczenia się, ustalonych dla kwalifikacji będących w zakresie jego działania jako doradcy walidacyjnego.

Tak przygotowany doradca walidacyjny może skutecznie wspierać osoby, które zdecydowały się przystąpić do walidacji. Po dodatkowym przygotowaniu doradca będzie mógł z powodzeniem wypełniać również obowiązki asesora walidacyjnego.

ZAPEWNIANIE JAKOŚCI

Zapewnianie jakości jest priorytetem dla Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (ZSK). 

Dzięki temu pracownicy i pracodawcy mogą mieć pewność, że certyfikaty potwierdzające kwalifikację są wiarygodne i wartościowe.

Wysoka jakość nadawanych kwalifikacji ma znaczenie dla:

  • pracowników – którzy mogą łatwiej planować swój rozwój zawodowy i zwiększyć swoje szanse na rynku pracy,
  • pracodawców – dla których wysokie kwalifikacje pracowników to potencjał firmy,
  • społeczeństwa, w tym dla gospodarki narodowej – bo od jakości kwalifikacji zależą siła i szanse na rozwój  możliwości na rynku pracy.

Nadzór nad walidacją i certyfikowaniem kwalifikacji uregulowanych i rynkowych włączonych do ZSK sprawują ministrowie.

Każda instytucja certyfikująca (IC) raz na 2 lata przedstawia ministrowi właściwemu sprawozdanie z działalności w zakresie walidacji i certyfikacji.

W systemie działają też podmioty zewnętrznego zapewniania jakości (PZZJ). To instytucje, które współpracują z IC oraz ministrem. Analizują to, jak IC zapewniają jakość nadawania kwalifikacji (czyli procesu walidacji). PZZJ co 3 lata przedstawia ministrom sprawozdanie z tego zakresu swojej pracy.

Mprzeprowadzać kontrolę w IC oraz PZZJ. Mają prawo zastosować sankcje – na przykład:

  • cofnąć uprawnienia IC,
  • usunąć podmiot z listy PZZJ.

Wewnętrzne i zewnętrzne systemy zapewniania jakości

W każdej instytucji walidacja i certyfikowanie są objęte wewnętrznym i zewnętrznym systemem zapewniania jakości.

Wewnętrzny system zapewniania jakości jest opracowywany przez instytucję certyfikującą. Taki system wpływa na zasady postępowania, procedury, metody oraz rozwiązania organizacyjne.

Jego celem jest zapewnianie poprawności oraz doskonalenie walidacji i certyfikowania przez samą instytucję. Służy temu:

  • stosowanie rozwiązań, które rozdzielają proces kształcenia i szkolenia od walidacji,
  • stałe monitorowanie i bieżąca ocena walidacji i certyfikowania,
  • okresowa ewaluacja wewnętrzna walidacji i certyfikowania.

Wobec instytucji certyfikującej (IC) zewnętrzne zapewnianie jakości sprawuje podmiot zewnętrznego zapewniania jakości (PZZJ). Polega ono na:

  • monitorowaniu wewnętrznego systemu zapewniania jakości stosowanego w IC,
  • okresowej weryfikacji spełniania przez IC wymagań określonych w ustawie,
  • okresowej ewaluacji zewnętrznej – procesów walidacji i certyfikowania w IC oraz funkcjonowania wewnętrznego systemu zapewniania jakości w tej instytucji.

Funkcje PZZJ powierza wybranemu podmiotowi minister właściwy dla danej kwalifikacji.

PODMIOTY ZEWNĘTRZNEGO ZAPEWNIANIA JAKOŚCI (PZZJ)

Group 4668@2x

PODMIOT ZEWNĘTRZNEGO ZAPEWNIANIA JAKOŚCI (PZZJ) KONTROLUJE JAKOŚĆ WALIDACJI PROWADZONEJ PRZEZ INSTYTUCJĘ CERTYFIKUJĄCĄ (IC).

Takim podmiotem zostaje instytucja, której minister właściwy nadał odpowiednie uprawnienia.

PZZJ zajmuje się wsparciem IC w procesie walidacji i certyfikowania.
Prowadzi:

  • ciągły monitoring działań IC,
  • okresową ewaluację zewnętrzną tych działań.

Do obowiązków PZZJ należy :

  • monitorowanie wewnętrznego systemu zapewniania jakości stosowanego w danej IC (na podstawie analizy między innymi: raportów z ewaluacji wewnętrznej, informacji kwartalnych przekazywanych przez IC czy sprawozdań z działalności),
  • monitorowanie spełniania przez IC wymagań:
    • dotyczących warunków organizacyjnych i kadrowych, które umożliwiają prowadzenie walidacji zgodnie z opisem kwalifikacji,
    • związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej i niezaleganiem z podatkami i składkami na ubezpieczenie,
  • ewaluacja zewnętrzna walidacji i certyfikowania przeprowadzanych przez daną IC oraz funkcjonowania wewnętrznego systemu zapewniania jakości w danej IC.

Ponadto PZZJ:

  • wspiera IC w procesie doskonalenia walidacji i certyfikowania oraz wewnętrznego systemu zapewniania jakości,
  • zbiera i analizuje informacje, które służą doskonaleniu wymagań dotyczących walidacji oraz zapewniania jakości w opisie kwalifikacji,
  • rekomenduje zmiany w wymaganiach dotyczących walidacji oraz zapewniania jakości w opisie kwalifikacji.

WSPÓŁPRACA INSTYTUCJI CERTYFIKUJĄCYCH Z PODMIOTAMI ZEWNĘTRZNEGO ZAPEWNIANIA JAKOŚCI (PZZJ)

Podmiot zewnętrznego zapewniania jakości (PZZJ) ma między innymi prawo do:

  • wglądu do dokumentacji i obserwacji działań instytucji certyfikującej (IC) oraz podlegających jej instytucji walidujących – o ile IC współpracuje z instytucjami walidującymi,
  • występowania do IC o dodatkowe informacje na temat walidacji, certyfikacji i wewnętrznego zapewniania jakości.

PZZJ musi niezwłocznie zawiadomić ministra właściwego – jeżeli uzna, że IC działa nieprawidłowo i nie spełnia wymagań określonych w opisie kwalifikacji.

Group 4668@2x

MINISTER WŁAŚCIWY, KTÓRY NADZORUJE KWALIFIKACJĘ, POWINIEN ZAPOCZĄTKOWAĆ PROCES WSPÓŁPRACY MIĘDZY WSZYSTKIMI STRONAMI ZAANGAŻOWANYMI W DANĄ KWALIFIKACJĘ.

Może to zrobić, organizując przedstawicieli: ministerstwa, IC i PZZJ. Takie spotkanie stwarza szansę na zapoczątkowanie partnerskiej współpracy między stronami.

LISTA PODMIOTÓW ZEWNĘTRZNEGO ZAPEWNIANIA JAKOŚCI (PZZJ)

Obecnie uprawnienia podmiotów zewnętrznego zapewniania jakości (PZZJ) mają 22 podmioty, które są przypisane do wybranych grup kwalifikacji.

Nabór PZZJ odbywa się minimum raz na 3 lata i ogłasza go Minister Edukacji Narodowej. Ogłoszenie jest publikowane na portalu ZSK.
W praktyce minister ogłasza konkurs wtedy, kiedy istnieje takie zapotrzebowanie. Na przykład kiedy do systemu włączana jest kwalifikacja należąca do grupy, do której:

  • nie ma podmiotu posiadającego stosowne uprawnienia,
  • potrzeba więcej takich podmiotów. 

Tabela poniżej przedstawia PZZJ przyporządkowane do danych grup kwalifikacji.

>> Pełna lista PZZJ z danymi do kontaktu

Tabela PZZJ