Funkcjonowanie ZSK i Polskiej Ramy Kwalifikacji (PRK), na której jest on oparty, umożliwia wysoka jakość prowadzonych walidacji i certyfikacji. PRK pozwala na skorelowanie polskich poziomów kwalifikacji z Europejską Ramą Kwalifikacji (ERK), a przez nią – z poziomami kwalifikacji w poszczególnych państwach UE. Pomimo tak dużego znaczenia zapewniania jakości, ustawa o ZSK nie podaje definicji kluczowych pojęć dla tego procesu, jakimi są monitoring i ewaluacja. Zostały one opisane pośrednio poprzez zakres działań i zadań do wykonania przez instytucje zaangażowane w procesy zapewniania jakości:
- monitoring to – według definicji Komisji Europejskiej – ciągły proces badania realizowanych działań, prowadzony w celu natychmiastowej korekty zidentyfikowanych nieprawidłowości;
- ewaluacja to – według definicji Polskiego Towarzystwa Ewaluacyjnego – ocena wartości podejmowanych działań z zastosowaniem określonych kryteriów w celu ich usprawnienia i rozwoju.
Troska o jakość, rozumianą jako powtarzalność wymagań i procedur, jest jednocześnie troską o to, aby ZSK spełniał swoje zadanie. Oznaczenie certyfikatów kwalifikacji poziomem ERK umożliwia ich wykorzystywanie we wszystkich państwach, które ERK przyjęły. Dzięki temu dużo łatwiejszy staje się przepływ pracowników, którzy nie muszą już nostryfikować potwierdzeń (dyplomów, certyfikatów itp.) swoich kwalifikacji za granicą państwa, w którym je uzyskali.
Budowa systemu zapewniania jakości, który służy podmiotom zajmującym do tej pory różną pozycję na rynku i gwarantuje poprawność wykonywania zadań związanych z rolami w ZSK, jest wyzwaniem bezprecedensowym i trudnym. Od jego funkcjonowania zależy bowiem powodzenie wdrożenia ZSK w zakresie kwalifikacji rynkowych.
Dwa wymiary zapewniania jakości
Ustawa o ZSK opisuje system zapewniania jakości dla walidowania i certyfikowania kwalifikacji rynkowych w dwóch aspektach: zewnętrznym i wewnętrznym.
Na zewnętrzny system zapewniania jakości (ZSZJ) składają się:
- monitorowanie wewnętrznego systemu zapewniania jakości stosowanego w danej instytucji certyfikującej (IC), w tym analiza informacji kwartalnych IC, sprawozdań IC z działalności (składanych co najmniej raz na 2 lata) oraz raportów IC z ewaluacji wewnętrznej (przygotowywanych co najmniej raz na 3 lata);
- monitorowanie spełniania przez IC wymagań wstępnych dotyczących możliwości pełnienia roli, czemu służy analiza dokumentacji wykonywana albo podczas wizyt monitorujących, albo zdalnie;
- ewaluacja zewnętrzna walidacji i certyfikowania prowadzonych przez daną IC oraz funkcjonowania wewnętrznego systemu zapewniania jakości w danej IC, z zastosowaniem różnych metod ewaluacyjnych.
Ewaluacja oraz monitoring powinny odbywać się według wcześniej opracowanego planu, jako rodzaj badania społecznego. Dlatego najpierw należy sformułować pytania badawcze, na które podmiot zewnętrznego zapewniania jakości (PZZJ) pragnie uzyskać odpowiedzi. Chociaż proces ten nie został opisany w ustawie o ZSK, jest on scharakteryzowany w literaturze przedmiotu.
Trzy wymienione powyżej elementy ZSZJ z jednej strony mają charakter ciągły, z drugiej zaś — uwzględniają wykonanie pewnych działań punktowych. Należy do nich analizowanie dokumentacji przygotowywanej przez IC, w tym informacji kwartalnych, sprawozdań z działalności oraz raportów z ewaluacji wewnętrznej.
Ustawa o ZSK nie precyzuje, w jaki sposób IC powinna monitorować swoje procesy i przeprowadzać ewaluację wewnętrzną (samoocenę). Raport z ewaluacji wewnętrznej, do którego sporządzenia zobowiązana jest ta instytucja po przeprowadzeniu samooceny, powinien zawierać m.in. analizę dokumentacji z procesów walidacji i certyfikowania, ocenę metod wykorzystanych do walidacji pod względem ich zgodności z opisem kwalifikacji oraz informacje o działaniach podjętych w celu doskonalenia tych czynności. Ustawa wskazuje kierunek działania i ramy, które powinny zostać następnie wypełnione dobrymi praktykami ewaluacyjnymi. Czytelniczki i Czytelników zainteresowanych szczegółowym zakresem dokumentacji przygotowywanej przez IC i analizowanej przez PZZJ odsyłamy do publikacji Instytutu Badań Edukacyjnych (Rekomendacje w zakresie funkcjonowania Instytucji Certyfikujących w Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji).
Na koniec całego okresu prowadzenia monitoringu i ewaluacji PZZJ sporządza raport z zewnętrznego zapewniania jakości przez daną IC.
Raport powinien być przygotowywany nie rzadziej niż raz na 5 lat i zawierać:
- wyniki weryfikacji spełniania przez IC wymagań do pełnienia roli;
- analizę walidacji i certyfikowania przeprowadzanych przez IC;
- analizę i ocenę funkcjonowania wewnętrznego systemu zapewniania jakości w IC;
- opis nieprawidłowości w działaniu IC, jeżeli zostały stwierdzone, oraz ich zakresu, przyczyn i skutków;
- rekomendacje zmian służących poprawie jakości walidacji i certyfikacji przeprowadzanych przez IC oraz funkcjonowania wewnętrznego systemu zapewniania jakości w IC.
Na tym kończy się jeden cykl zewnętrznego zapewniania jakości dla jednej kwalifikacji rynkowej. Cykl ten zakłada powtarzalność i zachowanie ciągłości procesów zapewniania jakości.
PZZJ wykorzystuje w swojej pracy materiały przygotowane przez Instytucję Certyfikującą. Sama IC jest również zobowiązana do zapewniania jakości — mówimy wówczas o wewnętrznym systemie zapewniania jakości (WSZJ). Ma on charakter ewaluacji bieżącej. Zapewnianie jakości walidacji i certyfikacji powinno być stałe i skutkować aktualizacjami/zmianami, będącymi odpowiedzią na diagnozowane potrzeby i uwarunkowania (np. w czasie pandemii COVID-19, za zgodą poszczególnych ministrów właściwych, część IC wprowadziła walidację na odległość z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej).
Rola PZZJ-otów
PZZJ jako instytucja przyglądająca się z zewnątrz sposobowi wdrażania procedur w IC i jej działaniom skierowanym do uczestników walidacji ma za zadanie wsparcie podmiotów wykonujących walidację i certyfikację.
Działanie PZZJ-otu ma na celu stworzenie uczestnikom walidacji jak najlepszych warunków do potwierdzenia swoich umiejętności, wiedzy oraz kompetencji społecznych opisanych w danej kwalifikacji rynkowej. Nie zawsze łatwo jest przełożyć wymogi kwalifikacji na narzędzia walidacyjne. Wsparcie instytucji doświadczonej w prowadzeniu ewaluacji jest zatem pożądane, zwłaszcza dla tych IC, które w ZSK stawiają pierwsze kroki.
Niejednokrotnie podczas spotkań roboczych podkreślamy, że rolą PZZJ-otu nie jest „łapanie IC na błędach”, lecz optymalizacja jej działań i procedur. Nie bez powodu ustawodawca założył, że PZZJ-otem dla danej grupy kwalifikacji może zostać jedynie taka instytucja, która nie tylko dysponuje wiedzą i doświadczeniem w zakresie ewaluacji, ale także współpracuje z ekspertami z danej dziedziny. Stąd nierzadko na liście PZZJ-otów znajdują się uczelnie kształcące w tej dyscyplinie.
W ramach wspierania instytucji odpowiedzialnych za zapewnianie jakości nadawania kwalifikacji rynkowych (bezpośrednio IC, PZZJ, ale też ministrów w roli organów nadzorujących) IBE podejmuje wspólnie z nimi działania dookreślające metodologię badania ewaluacyjnego i inne czynności badawcze.
Lista obecnych PZZJ-otów
Według stanu na koniec kwietnia 2023 r., kiedy przygotowywano ten artykuł, na listę prowadzoną przez ministra koordynatora ZSK było wpisanych 28 instytucji. PZZJ-oty w trzech naborach zostały określone dla 47 grup. Kwalifikacje z tych grup wchodzą w obszar 31 działów administracji rządowej, zarządzanych łącznie przez 16 ministrów właściwych. Lista PZZJ-otów znajduje się na stronie internetowej ZSK.
Źródła aktualnych informacji o PZZJ-otach
Aktualne informacje na temat PZZJ-ów w ZSK są zebrane na stronach:
- www.kwalifikacje.edu.pl w zakładce Baza wiedzy -> Działaj w ZSK -> Funkcjonowanie w systemie -> Lista PZZJ – jedynie PZZJ-oty dla kwalifikacji rynkowych, jednak bez względu na to, czy są aktywne (mają podpisane umowy na zapewnianie jakości dla konkretnych kwalifikacji), czy nie;
- www.kwalifikacje.gov.pl (wykaz podmiotów w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji – ZRK) w zakładce Instytucje w rejestrze – po wybraniu z menu po lewej stronie opcji Funkcja w ZSK (podmiot po funkcji) wyświetli się lista podmiotów zapewniających jakość dla każdego rodzaju kwalifikacji w ZSK, przy czym będzie to tylko lista podmiotów aktywnych.
Poszczególne instytucje informują na stronach internetowych w zróżnicowany sposób o swojej roli jako PZZJ-otu.
Ogłoszenia związane z prowadzeniem naborów na listę PZZJ-otów są dostępne w ZRK w dziale Ogłoszenia -> Nabór na listę PZZJ. Można się tam zapoznać z pełną dokumentacją dotyczącą przeprowadzonych dotychczas trzech naborów: 2016/2017, 2018 i 2022/2023 (ogłoszenia o rozpoczęciu naborów, wyniki, odpowiedzi na często zadawane pytania, załączniki itp.).
O autorce:
Agata Wiśniewska–Górczewska – ekspertka ds. wsparcia Podmiotów Zewnętrznego Zapewniania Jakości; w Instytucie Badań Edukacyjnych przy Zintegrowanym Systemie Kwalifikacji pracuje od połowy 2018 r. Z wykształcenia jest antropolożką kultury. Ma doświadczenie zawodowe związane z organizacjami pozarządowymi, administracją rządową, szkolnictwem wyższym i biznesem.
