Czym jest Lean Office Management?
Lean Office Management to element większej koncepcji, jaką jest Lean Management, czyli „szczupłe zarządzanie”. Koncepcja Lean Managementu ma swoje korzenie w japońskiej filozofii kaizen (pierwszą firmą, która wdrożyła Lean Management, była japońska Toyota). Słowo kaizen można przetłumaczyć jako „dobra zmiana” lub „ciągłe doskonalenie”.
Według założeń Lean Managementu, przedsiębiorstwo powinno cały czas uważnie analizować swoje procesy w 4 krokach:
- Zaplanować cel oraz działania, jakie pozwolą go zrealizować.
- Zrealizować plan.
- Sprawdzić, czy założone efekty zostały osiągnięte.
- Jeśli cel został osiągnięty, działać dalej według przyjętych założeń. Jeśli nie – ustalić przyczynę i opracować zmodyfikowany plan działań.
Lean Office jako część Lean Managementu skupia się na optymalizacji procesów biznesowych w obszarze funkcjonowania biura, obsłudze klienta czy pracy z dokumentami.
Co daje Lean Office Management?
Optymalizacja procesów biznesowych zgodna z filozofią kaizen pozwala przede wszystkim wyeliminować wszystkie zbędne działania, które tworzą „wąskie gardła” i opóźniają realizację zadań.
Dzięki wprowadzeniu założeń Lean Office przedsiębiorstwo może także maksymalnie wykorzystać swoje zasoby – zarówno ludzkie, jak i finansowe, przy czym te pierwsze są zdecydowanie ważniejsze. Firma, która wprowadzi „szczupłe zarządzanie”, mniej skoncentruje się na zysku, a bardziej na dostarczaniu wartości klientom. Dzięki temu będzie budować z klientem relacje oparte na zaufaniu i lojalności.
Ciągła optymalizacja procesów biznesowych pozwala także elastycznie reagować na zmiany zachodzące na rynku i utrzymać konkurencyjność.
Jak wdrożyć w firmie Lean Office?
Wdrażanie koncepcji Lean Office Managementu w firmie czy instytucji to spore wyzwanie. Wymaga zaangażowania przede wszystkim kadry zarządzającej, która zmotywuje pracowników do zmiany przyzwyczajeń.
Poza tym wdrożenie Lean Office Managementu wymaga realizacji takich zadań jak:
- Określenie celów wdrożenia.
- Zaplanowanie budżetu oraz zasobów niezbędnych do wdrożenia.
- Opracowanie harmonogramu wdrożenia.
- Przygotowanie zespołów do wdrożenia Lean Office (szkolenia, burze mózgów).
- Prowadzenie cyklicznych audytów i monitorowanie efektów wdrożenia.
Dlatego niezbędne jest wsparcie osób, które posiadają kwalifikacje do wdrażania i koordynowania procesów biznesowych metodą Lean Office.
Kwalifikacje Lean Office – jak je zdobyć
Pracujesz na stanowisku związanym z obsługą biura, z obsługą klienta czy z zarządzaniem jakością i chcesz zdobyć lub formalnie potwierdzić kwalifikacje Lean Office? Pomoże Ci Zintegrowany System Kwalifikacji. Znajdziesz tam informacje, jakie warunki trzeba spełnić, żeby uzyskać kwalifikacje „Wdrażanie i koordynowanie procesów biznesowych (Lean Office)” oraz wykaz instytucji certyfikujących.
